Premier prix de Rome en 1797, le peintre Pierre-Narcisse Guérin (Paris, 1774-Rome, 1833) devient membre de l’Académie des Beaux-arts en 1815, puis est nommé vice-président en 1821, et enfin président en 1822. Il est à plusieurs reprises rapporteur sur les envois de Rome en peinture, et enseigne à l’École des beaux-arts de Paris à compter de 1816. Il est nommé directeur de l’Académie de France à Rome par arrêté du 10 avril 1822, alors qu’il en avait décliné auparavant la proposition du roi Louis XVIII pour succéder à Guillon-Lethière en 1816. Il prend la suite, dans ce poste, à Charles Thévenin. Arrivé à Rome le 21 novembre 1822, pour occuper ses fonctions au 1er janvier 1823, ce directeur à la santé fragile reste à la Villa Médicis jusqu’au mois d’août 1829. Le remplace à l’Académie, le peintre Horace Vernet.
Son action à la Villa Médicis est double, comme le prouve la correspondance et les comptes : veiller à l’entretien du bâtiment et au bon fonctionnement de l’établissement ; guider les pensionnaires et obtenir qu’ils obéissent au règlement. À sa prise de fonction, Pierre-Narcisse Guérin déplore un déficit considérable, et malgré ses efforts d’économie, la dotation accordée à la Villa Médicis est à peine suffisante tout aulong de son directorat.
Les comptes (20180402/2-20180402/4) montrent les travaux constants dont bénéficient la Villa : renforcement du mur de soutènement de la terrasse, menuiserie, serrurerie, vitrerie… Les artisans semblent être sans cesse à l’œuvre. L’aménagement des intérieurs, accompagné d’une recherche de confort, est confirmé par l’acquisition de mobilier et de vaisselle. Quant à la fourniture des biens de consommation courante (huile, sucre…), la présence des domestiques (cuisinier, femme de charge, concierges, jardiniers), les besoins très fréquents d’interventions de médecins et d’apothicaires, ils témoignent de la vie quotidienne de cette petite communauté installé sur le Pincio.
Le suivi des pensionnaires occupe une large place dans l’activité du directeur Guérin : l’accueil annuel des Grands prix, mais aussi les retours en France, l’exigence sans cesse rappelée de la remise régulière des travaux pour les envois, l’organisation de l’exposition annuelle, l’organisation des voyages des pensionnaires à travers l’Italie, l’enrichissement de la bibliothèque, les besoins en matériaux et en outils (marbre de Carrare, toile, plâtre, peinture, échelle, caisses...) et la production de nombreux moulages. Toutefois ce directorat reste également très marqué par l’implication de certains des pensionnaires dans les fouilles, relevés et restaurations réalisés sur les forum (20180402/1), le portique d’Octavie, la colonne Trajane, au point que ces pensionnaires réclament que soit reconnus comme travaux pour les envois ces productions. Les pensionnaires architectes y sont particulièrement impliqués (20180402/4).
Enfin, l’étude des archives du fonds Guérin est révélateur des arcanes de l’administration romaine et de la forte présence de l’administration française. Elle est sur ce point un témoignage très vivant des relations qu’entretient la France, via son Académie, avec le pouvoir en place, et son souci de représentation à Rome (l’illumination de la Villa pour la fête du roi). Les nombreuses demandes d’autorisation auprès du Vatican sont révélatrices de ce fait, tout comme les échanges abondants de courriers entre Guérin et Quatremère de Quincy, alors secrétaire perpétue de l’Académie des Beaux-arts.

Les titres des documents de ce fonds d’archives ont été scrupuleusement retranscrits à l’identique.
Les pièces constitutives du fonds Guérin ont été souvent citées dans des publications scientifiques sous leur ancienne cote (numéro du carton de conservation et numéro de folio), tout particulièrement dans Correspondance des directeurs de l’Académie de France à Rome. Pierre-Narcisse Guérin (1823-1828). C’est la raison pour laquelle cette dernière est indiquée dans la description des articles et que l’ordre des documents a été repris tel que trouvé dans les liasses afin de respecter le foliotage.
Dans chaque carton, les feuillets des documents ont été foliotés ou paginés depuis de longues années. Cependant, les règles de foliotage montrent des pratiques sensiblement différentes d’un carton à l’autre, voire dans un même carton. Les liasses présentent très fréquemment l’utilisation de pochettes et sous-pochettes formées par des pièces d’archives contemporaines des autres documents. Ces derniers sont souvent « emboîtés » les uns dans les autres, avec un foliotage continu, d’une page à l’autre, sans que soit pris en compte la matérialité de chaque pièce. Ces « assemblages » ont été conservés afin de respecter le classement initial, probablement institué par le directeur de l’Académie de France à Rome.